Digitale Stadt

Viele Verwaltungsvorgänge sind Prozesse mit manuell durchzuführenden, sich wiederholenden, zeitaufwendigen und teils auch fehleranfälligen Schritten. Die Automatisierung bestimmter Prozesse durch Softwareroboter schafft hier Abhilfe.

Durch Robotic Process Automation (RPA) erlernen Softwareroboter diese Prozesse und führen sie automatisch aus. Bislang vollständig manuell durchgeführte und teilweise papierbasierte Prozesse können so digitalisiert und automatisiert werden.

„RPA ist ein wertvoller Baustein unserer Digitalstrategie. Wir können Prozesse in kürzester Zeit automatisieren und damit den Arbeitsalltag in der Verwaltung attraktiver und effizienter gestalten. Da die Ideen und Vorschläge von den Mitarbeitenden selbst eingereicht werden, wissen wir, dass die Roboter genau dort zum Einsatz kommen, wo sie gebraucht werden,“ so Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Stadt Hamburg.

Dies erleichtert den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden in einer wachsenden Stadt wie Hamburg und schafft zeitliche Freiräume für andere Aufgaben. Seit Mitte 2021 laufen die ersten Roboter im produktiven Betrieb, so zum Beispiel im Zentrum für Personaldienste (ZDP). Darüber hinaus werden kontinuierlich weitere Automatisierungsideen generiert und neue Softwareroboter umgesetzt.

„Eine starke Kombination, um Digitalisierung in der Verwaltung voranzutreiben“, sagt Pfromm weiter.

Anwendungsbereiche für RPA in der öffentlichen Verwaltung können zum Beispiel Datenübertragungen und deren Verarbeitung sein, Vollständigkeits- und Plausibilitätsprüfungen von Anträgen und Formularen oder die Weiterleitung von Anfragen und Vorgängen in der Kommunikation mit Bürgerinnen und Bürgern.

Vorteile

• Prozesse werden effizienter
• Prozesse werden weniger fehleranfällig
• Mitarbeitende haben Zeit für andere Tätigkeiten

Auch für Bürgerinnen und Bürger ergeben sich Vorteile. Beispielsweise können eingehende Anträge automatisch von einem Roboter identifiziert, ausgelesen und im Fachverfahren erfasst werden. So steigt die Prozessgeschwindigkeit, wodurch Bürgerinnen und Bürgern schneller eine Rückmeldung zu ihrem Anliegen erhalten.

Wo wird RPA eingesetzt?

Das Zentrum für Personaldienste (ZDP) setzt seit Mitte 2021 erfolgreich RPA im Bereich Personalzahlungen ein. Der Roboter kümmert sich um Bankrückläufer aus den Personalzahlungen, die zum Beispiel im Falle von Kontowechseln der Beschäftigten entstehen können. Somit ist sichergestellt, dass die zuständigen Personalstellen unmittelbar informiert werden, schnell reagieren und Wiederauszahlungen veranlassen können.

Das Projekt ist innerhalb eines sechswöchigen Zeitraums in Kooperation mit dem Amt für IT und Digitalisierung (ITD) der Senatskanzlei und Dataport für das Zentrum für Personaldienste entstanden.

Wiederverwendung von modularen Bots

Für die Hamburger Verwaltung werden laufend weitere Automatisierungsbedarfe umgesetzt. Ein Fokus liegt hierbei auf modularen Bots, die in mehreren Bereichen der Verwaltung wiederholt eingesetzt werden können, wie beispielsweise die rechtssichere Aufbewahrung von Dokumenten. Unter anderem im Zuge der Einmalzahlung der Energiepauschale an Studierende sind rund 100.000 Dokumente angefallen, die digital zu den Akten gelegt werden mussten. Schätzungsweise kostet es Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zwei Minuten pro Fall, um die Unterlagen manuell in der elektronischen Akte abzulegen. Stattdessen konnten jedoch RPA-Bots die Dokumente automatisiert in die e-Akte ablegen.

Die Ablage von Unterlagen in der e-Akte, die automatisierte Abfrage im Melderegister als Vorbereitung einer fachspezifischen Antragsprüfung, oder das regelmäßige Erstellen von Beurteilungen – viele Prozessschritte sind in den einzelnen Behörden gleich. Einmal entwickelte RPA-Module für diese Schritte können in diversen Automatisierungen kostengünstig wiederverwendet werden, und somit auch andere fachspezifische, individuelle Automatisierungen unterstützen.

Das Amt ITD arbeitet eng mit den Mitarbeitenden aus den Fachbereichen zusammen und hat verschiedene Formate ins Leben gerufen: RPA-Vorstellungen, -Sprechstunden und -Schulungen wurden durchgeführt, sodass viele Mitarbeitende erreicht und stadtweit Automatisierungsideen generiert werden. Geschulte und technologie-interessierte Mitarbeitende sind zudem Teil einer FHH-weiten RPA-Experten-Community, die in ihren jeweiligen Bereichen über RPA informieren und mögliche Automatisierungspotenziale identifizieren.

Kontakt

Frederike Sturm
Senatskanzlei
frederike.sturm@sk.hamburg.de