Die elektronische Akte der Stadt Hamburg: ELDORADO 2.0
Mit der elektronischen Akte schreitet Hamburg auf dem Weg in die papierfreie Verwaltung voran. Sie gehört als Teil der digitalen Dokumentenverwaltung längst zur Grundausstattung der Hamburger Verwaltung.
ELDORADO 2.0 ist der Name der elektronischen Akte (E-Akte) der Freien und Hansestadt Hamburg. Hier werden alle aktenrelevanten Schriftstücke zentral verwaltet. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können sie jederzeit suchen, finden und einsehen. Auf eine digitale Akte können mehrere Personen gleichzeitig und von überall zugreifen. Der Zugriff auf die Akten wird über Berechtigungen gesteuert, sodass Nutzende nur Inhalte sehen können, die für sie freigegeben sind. Auf diese Weise wird die Sicherheit sensibler Daten und Dokumente gewährleistet.
Bereits Anfang der 2000er wurde ELDORADO als E-Akte in der Verwaltung der Stadt Hamburg eingeführt. Ziel war es, die klassische Papierakte durch ein modernes digitales Verfahren zu ersetzen. Seit vielen Jahren wird die elektronische Akte in der gesamten Hamburger Kernverwaltung und zahlreichen Landesbetrieben genutzt. Die Anwendung gehört damit zur Grundausstattung auf über 25.000 Büroarbeitsplätzen. Inzwischen liegen über 100 Millionen Dokumente in über 4 Millionen elektronischen Akten und jeden Monat kommen 100.000 Dokumente dazu.
Über 20 Fachverfahren sind an ELDORADO 2.0 angeschlossen. Über eine Schnittstelle werden täglich automatisiert Dokumente in den elektronischen Akten abgelegt. Eine manuelle Tätigkeit des Sachbearbeiters oder der Sachbearbeiterin ist nicht mehr erforderlich. Darüber hinaus gibt es verschiedene Schnittstellen, beispielsweise zum elektronischen Entscheidungsvorgang HIM-Workflow und zur elektronischen Gremienmappe Gremalda, so können Entscheidungen und Besprechungsergebnisse direkt in der elektronischen Akte abgelegt werden.
ELDORADO 2.0 wird kontinuierlich weiterentwickelt, um so den technischen Fortschritt und den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.
Digitale Personalakte
Ein weiteres großes Vorhaben im Kontext der elektronischen Akte ist die Einführung einer digitalen Personalakte in der Stadt Hamburg. Sie ermöglicht jederzeit und überall eine sichere Personalsachbearbeitung. Das bedeutet: Kein Papier mehr, neue Strukturen und digitale Prozesse. In einem ersten Projekt, das im Jahr 2020 erfolgreich abgeschlossen werden konnte, wurde die Digitale Personalakte auf Basis von ELDORADO 2.0 entwickelt und im Zentrum für Personaldienste (ZPD) pilotiert. Im März 2021 begann das Folgeprojekt zur hamburgweiten Einführung der digitalen Personalakte. Ziel ist es, die Papierakten von ca. 90.000 Beschäftigten auf die digitale Personalaktenführung umzustellen. Die Umstellung wird voraussichtlich Ende 2025 abgeschlossen sein.
In einem anschließenden Folgeprojekt wird die digitale Personalakte auch für die ca. 70.000 Versorgungsempfänger und Versorgungsempfängerinnen eingeführt werden