Schneller Antworten: KI beschleunigt Verwaltungsprozesse für Bürgerinnen und Bürger
Die „Automatisierte Mailweiterleitung“ (MailFWD) unterstützt das aufwändige Sichten, Sortieren und Weiterleiten von E-Mail-Anfragen in Hamburger Behörden. Das Thema einer eingehenden E-Mail wird von der KI automatisch erkannt und die Nachricht schnell und zuverlässig an die richtigen Stellen und Personen weitergeleitet. Das verkürzt die Bearbeitungszeiten spürbar.
So funktioniert MailFWD
Die KI analysiert Betreff und Inhalt eingehender E-Mails und ordnet sie anhand vordefinierter Regeln und trainierter Modelle dem passenden Fachbereich zu. Die Lösung ist einfach konfigurierbar, kann individuell an die Bedürfnisse der jeweiligen Behörde angepasst werden und arbeitet datenschutzfreundlich. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich im BSI-zertifizierten Rechenzentrum von Dataport, sensible Daten werden nur so lange wie nötig gespeichert.
Aktuell ist MailFWD bei sechs Fachbereichen der Hamburger Verwaltung in Betrieb und bei vier weiteren in der Umsetzung. Bis Jahresende 2026 sollen insgesamt mindestens 18 zentrale Postfächer angeschlossen sein. Bereits jetzt liegt die Zeitersparnis durch MailFWD in den sechs Fachbereichen bei über 70 Tagen pro Monat.
Das Vorhaben wird durch den InnoTecHH Fonds (ITF) der Senatskanzlei gefördert und begleitet. Mit MailFWD konnte eine weitere KI-Lösung umgesetzt werden, die von der Idee bis zur Skalierung über verschiedene Fachbereiche in der Stadt Hamburg zielgerichtet eingesetzt wird.
Hintergrund
Die automatisierte Mailweiterleitung ist Teil der Digitalstrategie der Stadt Hamburg. Die KI-Modelle werden auf Basis anonymisierter Beispieldaten trainiert und können flexibel an unterschiedliche Anforderungen angepasst werden.
Christian Pfromm, CDO der Freien und Hansestadt Hamburg: „Mit der automatisierten Mailweiterleitung machen wir einen weiteren wichtigen Schritt hin zu einer digitalen und bürgernahen Verwaltung. Bürgerinnen und Bürger profitieren von schnelleren Antworten und die Beschäftigten werden von Routineaufgaben entlastet. So bleibt mehr Zeit für die Anliegen der Menschen in unserer Stadt.“
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