Digitale Stadt

Sie lesen den Originaltext

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Übersetzung in leichte Sprache. Derzeit können wir Ihnen den Artikel leider nicht in leichter Sprache anbieten. Wir bemühen uns aber das Angebot zu erweitern.

Vielen Dank für Ihr Interesse an einer Übersetzung in Gebärden­sprache. Derzeit können wir Ihnen den Artikel leider nicht in Gebärdensprache anbieten. Wir bemühen uns aber das Angebot zu erweitern.

Projekt HELP: Mehr Effizienz in der Verwaltung durch Digitalisierung

Das Projekt HELP ist mit dem Auftrag gestartet, die Prozesse der Hamburger Verwaltung zu durchleuchten, um den Anforderungen des demografischen Wandels und dem Serviceanspruch der Bürgerinnen und Bürger gerecht zu werden. Ziel ist es, eine transparente, effiziente und ressourcenschonende Verwaltung zu etablieren.

HELP steht für Hamburger Effizienzlandkarte durch Prozessanalyse. Im Zuge des Projekts durchlaufen sämtliche Prozesse aus allen Einrichtungen der Hamburger Verwaltung ein Screening, welches auf einem Staatsrätebeschluss basiert, um eine Hamburg-weite, transparente Prozessübersicht zu schaffen. Neben der Identifikation einzelner Optimierungspotenziale können auch übergreifende Synergien abgeleitet werden. Dabei arbeitet HELP im Schulterschluss mit den laufenden Prozessmanagementprojekten, um auf Basis einer übergreifenden Prozesstransparenz Effizienz-, Digitalisierungs- und Optimierungspotenziale zu identifizieren.

Die fünf Hauptziele des Projekts HELP:

1. Prozessanalyse der relevanten Kern-Ist-Prozesse durchführen

2. Digitalisierungspotenziale identifizieren und fördern

3. Fachverfahrensanalyse bei den Kern-Ist-Prozessen durchführen

4. Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im systematischen Geschäftsprozessmanagement befähigen

5. Mehrwerte  für Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern schaffen, um ihren Arbeitsalltag zu erleichtern

Das standardmäßige HELP-Vorgehen umfasst die Betrachtung von bestehenden Abläufen, die Identifizierung von Schmerzpunkten und Engpässen sowie die Entwicklung von Maßnahmen zur Optimierung. Dabei kann es individuell angepasst werden. Im Anschluss werden die identifizierten Optimierungspotenziale über die bestehenden Umsetzungsprojekte angestoßen. Hier fungiert HELP als Schnittstelle und vernetzt die Fachbereiche mit zentralfinanzierten Lösungsprojekten, wie MODUL-F, RPA, InnoTecHH, oder GovTecHH.
 

Das klassische HELP-Vorgehen in 7 Prozessschritten:

Das Infogespräch
Das HELP-Team stellt das Vorhaben und die Ziele des Projekts vor. Anschließend definieren die Gesprächsteilnehmerinnen und Gesprächsteilnehmern gemeinsam den Status Quo der Einrichtung und legen das weitere Vorgehen fest.

Das Interview
Der Fachbereich zeigt alle vorhandenen Informationen zu Prozessen auf, sodass HELP ein tieferes Prozessverständnis bekommt. Im zweiten Teil des Termins identifizieren die Teilnehmerinnen und Teilnehmer gemeinsam Schmerzpunkte der Prozesse, auf denen der Fokus im Workshop liegt.

Der Workshop
Die Workshop Teilnehmerinnen und Teilnehmer betrachten die Prozesse detaillierter und analysieren diese. Dabei geht das HELP-Team auf bereits identifizierte Schmerzpunkte ein und erhebt Optimierungs- und Digitalisierungspotenziale.

Die Dokumentation
HELP bereitet die Ergebnisse der Prozessanalyse in einer umfangreichen Ergebnisdokumentation auf und wertet diese aus, um die Zusammenarbeit für die Fachbereiche aufwandsarm zu gestalten und Doppelarbeit zu vermeiden.

Die Ergebnispräsentation
In der Ergebnispräsentation, werden die konsolidierten Ergebnisse dem Fachbereich vorgestellt und übergeben.

Umsetzung anstoßen
HELP unterstützt die Fachbereiche dabei die identifizierten Potenziale in die Umsetzung zu bekommen. Fachbereiche mit ähnlichen Initiativen und Use Cases vernetzt HELP und Synergien einrichtungsübergreifend geschaffen

Umsetzungen betreuen & verfolgen
HELP steht den Fachbereichen in der Umsetzungsphase bei Rückfragen zur Verfügung und Verfolgt den Status der Umsetzung.
 

HELP ist hamburgweit im Einsatz

Seit dem Projektstart im Jahr 2023 hat das Projekt HELP bereits hamburgweit mit allen Einrichtungen zusammengearbeitet und viele positive Effekte erzielt. Innerhalb eines Jahres hat das Projekt-Team in über 40 Bereichen mehr als 113 Prozesse untersucht.

Darüber hinaus wird eine immer weiterwachsende hamburgweite Prozesslandkarte, wodurch Synergiepotenziale als auch Skaleneffekte identifiziert werden, aufgesetzt. Die Prozesslandkarte ist eine Datenbank, in der Prozesse der Stadt Hamburg abgebildet sind. Hier arbeitet HELP beispielsweise an einrichtungsübergreifenden Lösungen und Bündelung von Optimierungspotenzialen, Lösungsvorschlägen und Umsetzungsvorhaben. Außerdem werden Abteilungen mit ähnlichen Zuständigkeiten oder analogen Abläufen vernetzt, sodass sie von Erfahrungswerten und Best Practices profitieren können.

Die häufigsten Empfehlungen zur Prozessverbesserung sind der Einsatz von RPA, wodurch repetitive Aufgaben wie das Ausfüllen von Formularen automatisiert werden können. Low-Code Lösungen wie MODUL-F werden genutzt, um schnell, modular und kosteneffizient Fachverfahren zu erstellen. Der Einsatz von Kollaborations-Tools erleichtert die Zusammenarbeit und das Datenmanagement in den Teams. Auch KI-Lösungen wie Chat Bots empfehlen wir, um effizient auf Bürgeranfragen zu reagieren oder Mitarbeitende zu unterstützen.
 

Fünf wichtige Erkenntnisse von HELP:

  1. Transparenz schaffen: Die Visualisierung von Prozessen ermöglicht Mitarbeitern, diese auf einem neuen Niveau zu verstehen und fördert Transparenz bis in die Fachbereiche hinein.
  2. Synergien schaffen: Eine Vereinheitlichung von gleichen oder ähnlichen Prozessen erleichtert die Identifizierung und Umsetzung von Optimierungen über einzelne Einrichtungen hinaus. Silodenken wird aufgebrochen und eine Kultur der Wissensteilung entsteht.
  3. Optimierung priorisieren: Es ist ratsam, Prozesse vor der Digitalisierung zu optimieren, da ineffiziente Prozesse auch digital ineffizient bleiben.
  4. Verantwortlichkeiten definieren: Die Verankerung von Verantwortlichkeiten für Prozesse und deren Optimierung muss klar definiert sein und in der Linienstruktur etabliert werden.
  5. Strategische Ebene einbinden: Eine zentrale Koordination innerhalb der Behörden ist entscheidend für die Umsetzung von Optimierungspotenzialen und die Nutzung von Synergien.

Mit einer hamburgweiten Prozesslandkarte und der Identifizierung von Optimierungspotenzialen unternimmt das Projekt HELP bereits wichtige Schritte, um organisatorische, personelle und technische Ressourcen in der Hamburger Verwaltung effizienter einzusetzen. Die Stadt Hamburg ist bereit Synergien zu heben, Silos aufzubrechen und sich kontinuierlich weiterzuentwickeln, um den gesellschaftlichen Anforderungen gerecht zu werden.

HELP ist ein Projekt des Amts für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei Hamburg in Kooperation mit dem CC GPM (Competence Center Geschäftsprozessmanagement) der Finanzbehörde Hamburg.

Kontakt

Zehra Öztürk, Projektleitung
Senatskanzlei - Amt für IT und Digitalisierung​
E-Mail: help@sk.hamburg.de