LLMoin: Erfolgreiche Inbetriebnahme und Start des KI-Kulturwandels
Die Freie und Hansestadt Hamburg gestaltet den digitalen Wandel in der Verwaltung aktiv und konsequent. Mit dem KI-Textassistenten LLMoin wurde ein zentraler Baustein für die Modernisierung und Effizienzsteigerung geschaffen, der mittlerweile rund 40.000 Mitarbeitenden zur Verfügung steht und als bundesweites Erfolgsmodell Maßstäbe setzt. Hamburg zeigt, wie ein erfolgreicher Wandel durch klare Zielsetzungen, nutzerzentrierte Produktentwicklung und konsequentes Changemanagement gelingen kann.
Innovationsmotor für die Verwaltung
Seit Mitte 2023 entwickeln die Stadt Hamburg und der IT-Dienstleister Dataport gemeinsam LLMoin – einen KI-Assistenten, der gezielt auf die Anforderungen der Verwaltung zugeschnitten ist. Seit dem Rollout im Dezember 2024 unterstützt LLMoin die Beschäftigten über eine gesicherte Web-Oberfläche im städtischen Intranet und erfüllt höchste Standards bei IT-Sicherheit und Datenschutz. LLMoin erleichtert die Integration von KI in den Arbeitsalltag. Täglich werden rund 8.000 Anfragen gestellt, vor allem zur Erstellung und Überarbeitung von Texten, zur Ideengenerierung und zur Recherche in Dokumenten. Die Lösung zeichnet sich durch ihre einfache Handhabung und die zuverlässige Einbindung in bestehende Arbeitsprozesse aus.
Christian Pfromm, Chief Digital Officer der Freien und Hansestadt Hamburg, betont:
„KI-Anwendungen werden zunehmend Teil unserer alltäglichen Arbeitsweise – vergleichbar mit etablierten Anwendungen zur E-Mail-Kommunikation oder Terminplanung.“
Kompetenzaufbau und Change-Management als Erfolgsfaktoren
Um die Akzeptanz und den verantwortungsvollen Umgang mit KI zu fördern, setzt Hamburg auf ein umfassendes E-Learning-Angebot: Der „LLMoin-Lernpfad“ vermittelt in vier Modulen zentrale Kompetenzen zum Umgang mit KI und Sprachmodellen. Ergänzt wird das Angebot durch das Netzwerk der „LLMoin Kapitän:innen“ – über 190 behördliche Ansprechpersonen, die den Rollout begleitet und den kontinuierlichen Kompetenzaufbau unterstützt haben.
„Wir verbinden bei der Einführung technologische Innovation mit gezieltem Kompetenzaufbau und einem umfassenden Schulungskonzept“, so Christian Pfromm.
Für Mitarbeitende der Stadt Hamburg stehen weitere Informationen und Kursmaterialien im Intranet sowie im internen Lernportal zur Verfügung. Darüber hinaus werden die Kursmaterialien allen Interessierten im begleitenden Artikel zum Download bereitgestellt.
Die Wirksamkeit dieser Maßnahmen zeigt sich in den Ergebnissen einer internen Umfrage: Über 80 Prozent der befragten Nutzer:innen sind mit LLMoin zufrieden oder dem Tool gegenüber positiv eingestellt. Bereits 73 Prozent der Befragten haben LLMoin genutzt, davon zählen rund 60 Prozent zu den regelmäßigen Anwender:innen, die das Tool mindestens einmal pro Woche oder sogar täglich einsetzen.
Schnelle Skalierung und bundesweite Nachnutzung
Innerhalb von nur elf Monaten wurde LLMoin großflächig in der Hamburger Verwaltung eingeführt. Die Einführung wurde durch gezielte Schulungs- und Informationskampagnen begleitet, sodass alle Mitarbeitenden Zugang zu LLMoin-spezifischen Online-Kursen und weiteren KI-Lernformaten haben.
Hamburgs Pionierarbeit wirkt über die Stadtgrenzen hinaus: Die Bundesländer Niedersachsen, Bremen, Sachsen-Anhalt und Rheinland-Pfalz haben sich bereits für die Nutzung von LLMoin entschieden und profitieren direkt von den Hamburger Erfahrungen und Best Practices.
„Mit LLMoin setzen wir ein starkes Zeichen für die digitale Transformation im öffentlichen Sektor und zeigen, wie Innovationsbereitschaft sowie länderübergreifende Zusammenarbeit und Nachnutzung nachhaltige Veränderungen und echten Mehrwert schaffen können.“, so CDO Christian Pfromm.
Nutzerzentrierte Weiterentwicklung und Ausblick
Der Rollout und die hohe Akzeptanz sind erst der Anfang: LLMoin wird kontinuierlich auf Basis von Nutzenden-Feedbacks weiterentwickelt. Die Ergebnisse der aktuellen Umfrage fließen direkt in die Priorisierung neuer Funktionen ein – etwa erhöhte Zeichenlimits für Eingaben und die Entwicklung von Prompt-Vorlagen. Auch die Recherchefunktion wird weiter ausgebaut, interne Datenquellen sollen besser eingebunden und die Barrierefreiheit sowie Softwareergonomie kontinuierlich verbessert werden.
Hamburg setzt mit LLMoin einen neuen Standard für den Einsatz von KI im öffentlichen Sektor. Die kontinuierliche Weiterentwicklung und die starke Einbindung der Nutzer:innen sorgen dafür, dass die Lösung auch zukünftig den Anforderungen einer modernen Verwaltung gerecht wird. So bleibt Hamburg Vorreiter und Impulsgeber für den digitalen Wandel in Deutschland.
Kontakt:
Sören Alvermann, Janina Jäger und die fachliche Leitstelle von LLMoin
llmoin@sk.hamburg.de